Participer à un salon professionnel est coûteux, pour un grand groupe comme pour une PME, la taille de l'investissement étant proportionnelle à celle de l'entreprise. Il importe donc de mettre en œuvre quelques bonnes pratiques pour maximiser son investissement.
Je ne vais pas aborder les points évidents, mais me focaliser sur les détails qui peuvent faire la différence. On va diviser classiquement le projet en 3 phases: avant, pendant et après le salon.
Avant le salon
Le plus tôt possible, il faut prendre contact avec l'organisateur, soit par téléphone, soit si vous êtes un exposant important, le rencontrer. Il s'agit de construire une relation, d'établir la confiance. Le but n°1 est d'obtenir le meilleur emplacement. Etudiez où sont les axes de circulation: ils se trouvent entre l'entrée, les stands des leaders, les salles de conférence, le bar, le restaurant, les toilettes. Le stand d'un poids lourd du secteur génère toujours une affluence intéressante. Regardez aussi où sont vos concurrents. Il vaut mieux être à côté d'eux en général, mais pas toujours… à étudier. Le but n°2 est de rester à l'affût: vous n'avez pas un bon emplacement? Dites-le au commercial car il y a toujours des désistements ou des retards de confirmation. En l'appelant régulièrement (une fois par mois) vous serez au courant des opportunités. Il est fortement conseillé de participer aux tables rondes, de présenter une conférence. Là aussi, le commercial peut vous aider. Regardez aussi si vous ne pourriez pas vous allier avec des sociétés non concurrentes, organiser des invitations croisées sur vos clients respectifs, partager les contacts, vous recommander mutuellement, etc.… Un dernier point: avez-vous fixé des objectifs quantifiés. A noter: "Prospecter" n'est pas un objectif professionnel (je l'ai pourtant entendu souvent), alors qu' "obtenir 50 nouveaux contacts durant le salon" est lui un vrai objectif : précis, mesurable/vérifiable et défini dans le temps (cf. objectifs "SMART").
Pendant le salon
Les jeux sont faits, si vous avez oublié quelque chose, malheur à vous. . Il faut veiller à la bonne marche de votre stand: briefer l'équipe le matin, pas de grandes conversations entre commerciaux, propreté du stand, personne en train de faire ses emails, ranger en sécurité les fiches contact et les cartes de visite (non elles n'appartiennent pas aux commerciaux) etc.… Si vous avez bien travaillé l'avant salon, il est temps d'en profiter pour travailler autre chose. Promenez vous comme un visiteur. Quels stands sautent aux yeux? Pourquoi? Faites des photos, prenez des notes, car on a oublié ces détails un an après. Quelles activités les autres exposants ont-ils organisé? Un cocktail à 17h, un spectacle en ville pour les grands clients, un tirage au sort… Notez les bonnes idées. Regardez aussi ce qu'ont fait vos concurrents, soyez anonymes et discutez avec leurs commerciaux, j'ai toujours appris plein de choses de cette façon.
Après le salon
Ne perdez pas de temps et demandez à tous ce qui a marché, pas marché, ce qui doit être amélioré. Le mieux est de le faire sur place. Là aussi, prenez des notes, car on oublie les détails. Faites un email de récap en remerciant les participants. Il est temps maintenant de faire les comptes: combien ça a coûté réellement? En ligne avec le budget ou non? Combien de contacts? En ligne avec les prévisions ou non? Pourquoi? Idem pour les autres objectifs: atteints ou pas, et pourquoi? Capitalisez dessus pour les prochains événements!
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